GCP Q&A

הנחיות ה- GCP בסעיף 8.3.12 מחייבות כאמור לראות בעותק המקורי של כתב ההסכמה החתום ע”י המשתתף מסמך השייך למסמכי המחקר המהותיים (Essential documents) המחויבים  להיות מוחזקים ע”י החוקר הראשי בתיק המחקר. גם דרישות ה- FDA המעוגנים בתקנות בארה”ב (21 CFR 312.62(b), 812.140 (a)(3)) מחייבות את שמירת העותק המקורי החתום והמתוארך של המשתתף במחקר במסמכי הניסוי. כל מבקר חיצוני או מבקר מטעמו של ה- FDA  רשאי לדרוש לקבל את העותק המקורי הנ”ל במהלך מבדק על מנת לוודא כי המשתתף חתם על הגרסה המתאימה ו/או על הגרסאות שנוצרו בעקבות שינויים במחקר.

אולם, אין כל פסול בסריקת טופס המקור. במקרה שכזה יש להתייחס למסמך הסרוק כאל “עותק רשמי הזהה למקור” (Certified Copy)  כפי שהוגדר בסעיף 1.63 בהנחיות ה- GCP ובמסמך ההנחיות שפרסם ה- FDA לתעשייה במאי 2007  “Computerized systems used in clinical trials”. במסמכים אלו מוגדר המושג “עותק רשמי הזהה למקור” כ”עותק (ללא קשר למדיה בה נוצר) של הרשומה האורגינאלית שאומת ואושר (ע”י חתימה מתוארכת או באמצעות תהליך מתוקף) כמכיל את אותה האינפורמציה והמידע וזהה בצורתו למתואר במסמך המקורי.”

כמו כן גם במסמך ההנחיות שפרסם ה- FDA בדצמבר 2016 לתעשייה “Electronic informed consent ” בשאלה המתייחסת לשיטת התיוק של כתבי ההסכמה במערכת האלקטרונית נקבע כי ל- FDA  אין העדפה לשימוש בשיטת תיוק מסויימת לתיוק מסמכים. השימוש בכתב הסכמה אלקטרוני חייב לכלול בנהלים גם התייחסות לאופן אחסון המידע האלקטרוני ובלבד שניתן להפיק בצורה ברורה את כל גרסאות כתבי ההסכמה שאושרו ע”י הועדה האתית (IRB)  ושהם עומדים בדרישות ה- FDA לרשומות אלקטרוניות כפי שנקבע בחוק למידע אלקטרוני.

מתודולוגיית פעולת הניטור מחייבת את המנטר להשוות את המידע המצוי במסמכי ונתוני המקור (Source data) המוגדרים בסעיף 1.5.1-1.5.2 ב- GCP לזה שתועד ב- CRF. המעבר לשימוש במערכות מידע אלקטרוני, כבסיס לתיקו הרפואי של המשתתף בניסוי העמיד בפני המנטרים מצב חדש שהם לא נתקלו בו בעבר, כאשר השוואת המידע בוצעה כולה למול מערכת תיוק פיסי של תיעוד מסמכים בתיקו הרפואי של המשתתף במחקר. במצב חדש זה נטען בחלק מהמקרים ע”י החוקר כי הוא מנוע מלאפשר גישה למערכת המחשוב בה מנוהל התיק הרפואי של המשתתף במחקר על פי הנחיות הממונה על אבטחת מידע של הארגון.

טענת הנגד הראויה שעשויה לפתור את הבעיה, מתבססת על הערכות מוקדמת נכונה במסגרת חוזה המחקר שברובם קיים סעיף הקובע כי החוקר מתחייב שלעוסקים במחקר תינתן גישה ישירה לכל מסמכי המחקר הנחוצים להם לשם מילוי תפקידם ובכלל זה גם פיתרון למסמכים שהם במערכת המחשוב בה נעשה שימוש במרכז הרפואי.

הפיתרון ברוב המקרים הללו, הינו הדרישה של המנטר מהחוקר להדפיס את המסמך האלקטרוני הנדרש לביצוע SDV. ראשית, במקרים אלו יש להתייחס למסמך כ- Certified Copy  המוגדר בסעיף 1.11.1 ב- GCP ולכן החוקר מצוות המחקר מחוייב לחתום ולתארך אותו. אולם יש לזכור כי זהו פיתרון חלקי בלבד מאחר והוא ממקד את המנטר רק במידע שנדרש ב- CRF ואינו מאפשר לו לראות את התמונה כולה כפי שנדרש מה- CRA בביצוע ניטור כמפורט בסעיף 5.18 ב- GCP. תמונה זו עשויה להיות רחבה הרבה יותר מהמסמך שהודפס והיא עשוייה להיות מצויה גם במסמכים שהוא לא ביקש להדפיסם (ובהם הערה על הפסקת טיפול בתרופה מסויימת, או אזכור מידע שהתקבל מהמשתתף שלמעשה יש להתייחס אליו כאירוע חריג וכו’). לפיכך, חשוב על בסיס נוהלי העבודה של היזם /CRO (בהסתמך על סעיף 5.18.5 ב- GCP) להגדיר בביקור תחילת המחקר (SIV) נוהל עבודה מול החוקר, שבכל ביקור של החולה במסגרת המחקר יפתח בתיק האלקטרוני שבמערכת הממוחשבת – “סיכום ביקור לתאריך…” ובו ירוכז כל החומר בין שהוא נידרש ב- CRF ובין שהוא מידע המסכם פעילות ו/או מידע שנמסר במהלך אותו ביקור.

הגדרה דומה מאוד של Certified Copy, להגדרה שב-GCP, מופיעה גם בהנחיות ה- FDA לתעשייה בקובץ הקרוי “Computerized systems used in clinical trials”   אולם שיטה זו של הדפסת החומר אינה בהעדרך אינה פיתרון הולם מאחר שאם לא נחשפת לדרך בה מודפסים מסמכים אלו לעולם אינך יכול להעריך האם המסמך שמוצג כ- Certified Copy הוא כזה  או שעבר גזירה ו/או עריכה מתוך מסמך מקיף יותר. לכן, מן הראוי שחלקם הגדול יודפס בנוכחותך כדי שתוכל להבין ולהכיר את התהליך בו משתמש המרכז הרפואי להפקת מסמכים אלו.